asana - Das ultimative Projektmanagement-Tool

 
 

Unstrukturiert, unorganisiert
und so gar nicht Yeah - das ändern wir heute!

Mit asana.com stelle ich dir heute meinen ultimativen Tipp für dein Projekt- und To Do Management vor. Ich kann mir kein anderes Planungstool zur Zeit vorstellen - denn du erstmal raus hast, wie es funktioniert - möchte man nicht ehr ohne. Wie das alles funktioniert - zeige ich dir hier:

 
asana - Das ultimative Projektmanagement-Tool - auf cathys.tools
 

Die 5 easy Steps für mehr Struktur & Organisation in deinem Online Business

 
  1. Melde dich bei asana an - es ist kostenlos
  2. Bestätige deinen Account und richte ihn ein
  3. Lege all deine To Do's, die du bisher mal hier mal da angesammelt hast zusammen
  4. Jetzt weißt du welche Kategorien/Überschriften du für deine To Do's benötigst
  5. Lege passende Projekte an und behalte deinen Fortschritt im Auge

Jetzt gehen wir in die Details - schauen wir uns asana.com genauer an:

 

"My Tasks"

Quelle: Screenshot asana.com

 

Hier starten wir unseren Rundgang auf asana.com - in deinem Account.

Jedesmal wenn du dich in asana einloggst, erhälst du hier eine Gesamtübersicht deiner To Do's, die du dir angelegt hast.

Um meinen asana Account mit Leben zu füllen - lege ich mir meine alltäglichen To Do's hier auf dieser Seite durch das klicken des Buttons "Add Task" an:

 

Quelle: Screenshot asana.com

 

Sobald ich auf diesen Button geklickt habe, öffnet sich darunter ein Check-Button und rechts daneben eine Detailansicht des To Do's, um diesen mit weiteren Attributen auszustatten, wie

  • mir dieses To Do zuweisen
  • ein Datum bestimmen, zu wann dieser To Do zu erledigen ist
  • durch ein Klick auf das Herz kann ich in einer Teamarbeit damit Danke sagen, oder damit signalisieren, das ich diesen To Do gelesen habe
  • mit Tags versehen, um ihn bei einer Suche zu einem Thema schnell wieder zu finden
  • das Hinzufügen von Subtasks, um ein To Do detaillierter zu planen
  • das Hinzufügen von Dateien von meinem Computer, Dropbox, Google Drive oder Box
  • weiteres Verarbeiten oder löschen meines To Do's über die 3 Punkte am Ende der kleinen Navigation (s.Screenshot)
 
Quelle: Screenshot asana.com

Quelle: Screenshot asana.com

 

Das Füllen deiner Liste mit deinen To Do's

Als Beispiel habe ich auf diese Weise - das Klicken des "Add Tasks"-Buttons, oder die Eingabetaste, all meine täglichen To Do's als virtuelle Assistentin angelegt. Damit sieht meine "My Tasks"-Liste wie folgt aus:

Quelle: Screenshot asana.com

Quelle: Screenshot asana.com

  1.  Du kannst beim anklicken eines To Do's jetzt weitere Details eingeben - hier eine Beschreibung
  2. Hier zu wann du dieses To Do erledigt haben möchtest
  3.  Tags vergeben, um dieses To DO wiederzufinden
  4. Subtask für dieses To Do anlegen
  5.  Dateien zu diesem To Do hochladen
  6.  Hier hast du die Möglichkeit dieses To Do weiterzuverarbeiten.
 

Bring Ordnung in deine To Do's

Jetzt wird es spannend - die Magie passiert genau hier.

Damit es nicht einfach nur eine Sammlung von To Do's, die man erledigen möchte bleibt, kategorisiere ich meine To Do's. Dieses kann ich für mich selber mit a) Sektionen/Überschriften machen, oder wenn sie zu einem Projekt gehören, dafür ein b) Projekt anlegen. Das sieht dann wie folgt aus:

 

a) Sektionen/Überschriften anlegen:

Quelle: Screen - asana.com by www.die-planungsfetischistin.com

 

b) Projekte anlegen:

Quelle: Screen - asana.com by www.die-planungsfetischistin.com

 

Jetzt werden die To Do's sortiert

Im nächsten Schritt zeige ich dir, wie man die einzeln angelegten To Do's jetzt unter Sektionen/Überschriften anlegt, oder auch in Projekte verschiebt:

Quelle: Screen - asana.com by www.die-planungsfetischistin.com

 

Jetzt kann es richtig los gehen

Du hast jetzt schon gesehen, wie man To Do's anlegt, das funktioniert in deinen Projekten genauso gut, wie unter dem Reiter "My Task". Wenn du mit anderen in einem Projekt zusammen arbeiten möchtest, kannst du bis zu 15 Personen kostenlos zu einem Projekt einladen.

Quelle: Screenshot asana.com

Quelle: Screenshot asana.com

Das geht so:

  1. Links in deiner Navigationsleiste das Projekt aussuchen
  2. Auf das + hinter "Invite people" klicken
  3. E-Mail Adresse eingeben
  4. Fertig

Die eingeladene Person muss automatisch einen Account bei asana anlegen, was an sich kein Nachteil ist und kann dann nur das von dir freigegebene Projekt einsehen.

Natürlich kann diese Person dann auch an eigenen To Do's und selbsterstellten Projekten arbeiten, die wiederum kannst du nicht sehen, es sei denn du wirst dazu eingeladen.

 

Im Team auf asana.com zusammen arbeiten

Für mich als virtuelle Assistentin ist asana.com meine Arbeitsgrundlage. Denn in diesem Tool plane ich seit diesem Jahr einfach alles - auch mit meinen Kundinnen. Jeder hat sofort einen Überblick was noch zu machen ist, woran gerade noch gearbeitet wird und wo ich Feedback benötige.

 

Wie das aussieht, wenn mehrere Personen an einen Projekt arbeiten, kann ich euch an Hand eines Beispiels aus meinem Hauptaccount zeigen - allerdings sind Teammitglieder und Aufgaben unkenntlich gemacht:

Quelle: Screenshot asana.com

Quelle: Screenshot asana.com

 
Quelle: asana.com

Quelle: asana.com

 

Weitere Feinheiten und Einstellungen

Da du jetzt die groben Züge, um mit asana.com, tolle Projekte zu planen und deine eigenen To Do's zu verwalten kennst, möchte ich noch meine Lieblingsfeautures in den Vordergund stellen.

Die Navigation in einem Projekt

Im letzten Screenshot kannst du eine Navigation unterhalb des Projektnamens erkennen.

Bestehend aus

  • List - hier drunter fällt die Ansicht, die du in diesem Bild hast, alle To Do's im Überblick
  • Conversations - ein eigener Chat, neben den Kommentaren für das Projektteam
  • Calender - hier hast du einen Kalender mit all den eingetragenen To Do's, super für die Planung offline
  • Progress - hier kannst du einen Statusbericht zur Gesamtsituation des Projektes an das ganze Team im Ampelstil mit einer Nachricht dazu zu senden
  • Files - hier werden alle Dateien, die je für dieses Projekt hochgeladen worden sind in einer Gallerieansicht dargestellt und können auch von hier aus heruntergeladen werden

Ich liebe diese Übersicht, denn nichts geht verloren!

 

Jetzt bist du dran

Zeit all das was du gerade gesehen, gelesen und gelernt hast direkt umzusetzen und in deinen Online Business Alltag zu integrieren. Ob Shop, Blog, Podcast oder oder oder - für jeden unerlässlich den Überblick zu behalten.

 

Wenn dir mein Artikel gefallen hat, nicht vergessen teilen - wenn du konkrete Fragen zu asana hast, gerne.
Dieser Artikel reift mit seinen Anforderungen.

Wir lesen uns!
Catherina